J’ai longtemps cru qu’être perfectionniste était une qualité. Je ne comprenais pas pourquoi mon supérieur hiérarchique me reprochait d’être perfectionniste, de vouloir trop bien faire.
Comme, je n’aime pas être prise en défaut, je voulais que les choses soient parfaites.
Le gros problème de vouloir trop bien faire, c’est que cela prend du temps. Et que ce temps, n’est pas consacré à autre chose. Je me sentais donc toujours débordée, ne plus savoir où donner de la tête. Et en plus, j’avais le reproche de ne pas assez en faire.
Grâce à la loi de PARETO aussi appelée loi des 20/80,  j’ai compris pourquoi le perfectionnisme n’était pas forcément une qualité.

Cette loi des 20/80 vient d’un sociologue et économiste Italien M. PARETO. En 1895, il calcul que 20% de la population Italienne détient 80% des richesses. Il calcule pour de nombreux autres pays et s’aperçoit qu’il retrouve cette proportion des 20/80. En étudiant d’autres domaines et il fait le même constat.
(Cette répartition 20/80 n’est pas à prendre au pied de la lettre, bien sûr, c’est une tendance.)

Dans le monde des affaires, l’application la plus connu est : “80% du chiffre d’affaires est généré par 20% des clients”. J’y reviendrai tout à l’heure.

Application à la GESTION du TEMPS : 20% d’énergie donne 80% des résultats

En ce qui concerne, la gestion de son temps, 20% de l’énergie que vous allez fournir, va permettre d’apporter 80% de résultats.
Dans beaucoup de domaines, vous avez dû vous en rendre compte que les premiers résultats arrivent très vite, mais qu’ensuite pour devenir encore meilleur il va falloir y consacrer beaucoup de temps.

Par exemple, quand vous démarrez une nouvelle activité, qu’elle soit sportive, artistique ou professionnelle, au départ, en quelques mois, on apprend plein de nouvelles choses, on atteint déjà un bon niveau par rapport à une personne novice. Ensuite, la courbe va évoluer beaucoup moins vite. Pour continuer à progresser il va falloir y consacrer beaucoup de temps et d’énergie. Bien sûr, si vous voulez participer aux jeux olympiques, il va falloir vous entraîner des heures et des heures car c’est votre priorité, votre objectif.

Que représente 20% d’une journée ou d’une soirée?

Sur une journée de travail de 7h (si vous êtes au 35h), cela représente environ 1h30.  Si vous arrivez à travailler sans être dérangé par les mails / téléphone / collègues / vos propres interruptions …, pendant 1h30 (ou 2 fois 45 mn), cela va vous permettre d’apporter 80% des résultats de votre journée. Ceci à condition de bien cibler les actions les plus importantes. L’idéal, c’est de se bloquer dans son emploi du temps, dès le matin, 1h30 (ou 2 fois 45 mn) pour avancer sur vos projets les plus conséquents. Le matin est le moment où généralement nous sommes le plus efficace. De plus, vous aurez la satisfaction pour le restant de la journée d’avoir bien avancé.

Sur une soirée, si vous rentrez à 18h et vous couchez à 23h, vous disposez de 5 heures. 20% de ces 5 heures cela représente 1 heure. Si pendant cette heure (ou 2 fois 30 mn) vous vous isolez pour avancer vraiment sur un projet qui vous tient à cœur, vous allez réaliser 80% des réalisations de votre soirée. Ceci à condition de vraiment cibler les actions utiles. (cf article Dissocier l’urgent de l’important)

Loi de Pareto appliquée à l’entreprise

80% du chiffre d’affaires est généré par 20% des clients”. Cela signifie qu’il faut mieux se consacrer sur ces 20% de clients, plutôt que de perdre trop de temps et de l’énergie sur les 80% des clients qui ramènent que 20% du chiffre d’affaires. Ce temps qui aurait été consacré à ces 80% de clients, il est plus utile de les dédier à des actions plus importantes pour une entreprise, comme trouver de nouveaux clients et réaliser des ventes.

Ayez bien tête que 20% des actions vont résoudre 80% des problèmes. En général, 20% des causes d’arrêt d’une machine va provoquer 80% des arrêts. S’attaquer à solutionner ces 20% de causes, va résoudre 80% des problèmes.

Ce principe des 20/80, je le connaissais bien et l’utilisais pour faire des améliorations dans mon travail, mais je ne l’appliquais pas pour ma gestion du temps.
J’utilisais cette loi de Pareto, pour la gestion des stocks. En effet, j’ai constaté que 20% des références en stock, représentaient 80% de la valeur total de la marchandise. Pour réduire le coût d’immobilisation du stock, j’ai concentré la recherche de solution sur les 20% de références les plus importantes.

Dans la vie de tous les jours

La loi de Pareto peut s’appliquer à beaucoup de domaines.

20% des vêtements de votre garde-robe vont être utilisé 80% de temps. Cela veut dire que les 80% restants de vos vêtements, vont être portés que 20% du temps. Imaginez que vous avez 100 vêtements (tee-shirt /pantalon/pull…). Parmi ces affaires, 20 vont être utilisé 15 jours chacun dans l’année, les 80 autres seulement 1 fois (voir pas du tout).
Si vous en avez conscience, vous allez tenter de varier les vêtements que vous portez. Sinon est-ce bien utile d’encombrer autant vos placards, avec des affaires qui vont être mises qu’une fois par an.

Pareil pour la vaisselle, on utilise souvent les mêmes assiettes, verres, plats….

Autre exemple, il vous ai déjà certainement arrivé, vous aviez prévu un samedi de faire un grand rangement et du ménage. De la famille ou des amis appellent pour vous dire qu’ils sont dans le coin et qu’ils aimeraient bien passer vous voir ce midi. Vous ne les avez pas vu depuis longtemps donc vous acceptez de les recevoir avec plaisir. Au moment où vous raccrochez vous réalisez que c’est quand même un peu en bazar et que vous ne pouvez pas les recevoir comme ça. A ce moment là vous allez vous consacrez au 20% d’actions qui vont provoquer 80% de résultats. Tant pis si vous ne passez pas cette fois ci l’aspirateur sous votre lit, que les vêtements ne sont pas repassés, que vos papiers reçus cette semaine ne sont pas rangés à leur place, mais encore empilés dans une bannette.

Lors de la construction d’une maison, on dit souvent que c’est les finitions qui demandent le plus de temps. Vous n’allez pas attendre qu’elle soit parfaite avant d’aménager.

La loi inverse la loi 80/20

Cette loi est aussi vraie à l’inverse. 20% des clients sont à l’origine de 80% des réclamations, des problèmes. Est-ce que cela vaut le coup de conserver ces clients. S’ils font partie des 20% qui vous rapporte 80% du chiffre d’affaires vous allez certainement les conserver, mais voir comment y consacrer moins de temps.

Lorsque vous voulez lancer un nouveau projet, une nouvelle invention, au départ les idées fussent, vous allez avoir envie de réaliser plein de choses. Première étape, notez vraiment tout ce qui vous vient à l’esprit. Ensuite passer à l’action.

A un moment donné, vous allez vous apercevoir, que votre projet avance moins vite, qu’il vous demande plus de temps. Posez-vous alors la question. Est-ce qu’il ne serait pas arrivé à ses 80% de réalisation. Dites-vous que certainement les 20% de ce qui manque pour finaliser ce projet, il va falloir dépenser 80% d’actions.

Ne serait-il pas préférable de présenter ce nouveau projet, de le lancer en test?

S’il reçoit un écho favorable alors vous allez pouvoir continuer à travailler dessus, en tenant compte de ce que le client demande. Attention à ne pas faire de surqualité, de ne pas faire plus que ce que le client a besoin.

La surqualité

Dans une entreprise la surqualité fait perdre du temps et de l’argent.

Par exemple pour faire un assemblage, il y a besoin de 8 vis pour bien maintenir l’ensemble, les tests de chute, de résistance sont OK… On pourrait mettre 4 autres vis pour être encore plus sûre du maintien. Mais ça serait de la surqualité et donc du gaspillage de pièces (coût, environnement) et du temps d’assemblage supplémentaire. Est-ce que l’utilisateur, le client va vraiment percevoir ce petit plus. Le mieux serait de tester la possibilité d’enlever 2 vis.

Chez vous, pourquoi vouloir passer l’aspirateur tous les jours alors que tous les 2 jours serait suffisant.

Trouvez le bon équilibre

Je ne vous dis pas qu’il faut pour autant bâcler, négliger, expédier un travail. Vous devez savoir poser des limites, ne pas être trop perfectionniste. Vouloir bien faire les choses c’est bien,  vouloir trop bien faire risque de vous manger beaucoup de temps et d’énergie. Conserver votre énergie pour vos domaines professionnels ou personnels dans lesquels vous voulez progresser. Il est donc important de se focaliser sur les actions principales qui vont apporter le plus de résultat.

Finalement ce que je croyais être une qualité d’être perfectionniste, ne l’est pas forcément.

Pour ne pas être trop perfectionniste, je vais arrêter de lire et relire cet article pour enlever les coquilles, avant de le publier.

Et vous que pensez vous du perfectionnisme?

Quelle application faites vous ou feriez vous de cette loi de Pareto?

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