Cette 4ème étape est pour vous expliquer comment distinguer l’urgent, de l’important grâce à la matrice d’Eisenhower.
Prenez votre liste des tâches à planifier, que vous avez faites à la 3ème étape : 1 tâche 4 possibilités
Il est primordial de se poser la question, si je ne fais pas cette tâche que va-t-il se passer ? C’est cette question va vous permettre de classer vos choses à réaliser en 4 catégories (cela peut-être sur 4 feuilles ou fichiers différents par exemple)
Notion d’urgent et d’important
L’important ce sont des actions qui sont liées à vos priorités et qui vont avoir un impact, des conséquences à court ou long terme si elles sont faites ou non.
L’urgent ce sont des choses qui ont une date limite dans le temps qui est très proche.
· Tâches urgentes et importantes
Ce sont les tâches à faire rapidement à cause d’un délai qui arrive à échéance, un événement non prévu qu’il faut gérer.
Exemple vous avez un mal de dos qui traîne depuis plusieurs jours, mais la veille du départ en vacances à l’étranger, vous êtes vraiment bloqué. Il va être urgent d’aller voir votre médecin ou à la pharmacie, car c’est important pour vous de pouvoir partir en vacances.
· Tâches urgentes mais peu importantes
Pour cette catégorie de tâches voir si le délai peut être reporté ou si vous pouvez les déléguer.
Par exemple une réunion de dernière minute mais qui ne vous concerne pas directement. Ou il ne reste presque plus de lait pour le petit déjeuner de demain matin, voir pour que votre conjoint(e), ou l’un de vos enfants passe en chercher en rentrant.
Avec de l’organisation certaines urgences vont disparaitre.
· Tâches peu urgentes mais importantes
Ce sont des tâches qui font parties de vos priorités -> Tâches à planifier. Par exemple : préparation des 70 ans de votre mère qui a lieu dans 6 mois (on verra dans l’article suivant comment planifier ces tâches importantes mais non urgentes)
· Tâches non urgentes et non importantes
Se poser la question si ces tâches sont vraiment nécessaires. Les éliminer si possible.
A garder à l’esprit :
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». D. Eisenhower
Posez-vous régulièrement la question : Est-ce que cette tâche est essentielle ou accessoire ? Et repassez à une tâche essentielle.
Gardez aussi à l’esprit : savoir dire NON pour éviter de se rajouter des tâches non importantes pour vous.
Avec le temps, quand vous aurez gagné en organisation, vous aurez beaucoup moins de tâches urgentes. En effet, seules les tâches qui n’ont pas été faites au moment opportun deviennent urgentes.
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