Les interruptions envahissent notre quotidien. (Loi de Carlson)

L’interruption le plus grand chronophage 

Qu’est-ce qui vous fait perdre du temps, sans que vous vous en rendiez compte? 
Un phénomène majeur qui s’immisce mine de rien dans votre journée. Qui envahit votre quotidien.
Et oui les interruptions, sont vraiment des « bouffeurs » de temps. 

Que se passe-t-il lorsque l’on est interrompu? 

On perd le fil de ses idées, de ce que l’on est en train de faire. Quand vous revenez sur votre « tâche », il faut que vous vous remettiez dedans, repreniez le fil, retrouviez votre concentration. 

Cette situation a dû arriver à bon nombre d’entre nous. « Eh! tu n’aurais pas vu mes clefs (5 secondes plus tard)… Ah c’est bon, je les ai retrouvées. » 
Qu’est ce qui s’est passé pour vous? Vous, vous êtes interrompu, vous avez mobilisé votre cerveau à visualiser l’endroit où pourrait se trouver les clefs. Parfois vous avez même engagé votre corps pour vous déplacer, pour aller aider. Et puis, il a fallu, ensuite que vous repreniez le cours de votre activité.

Sollicitations en tout genre

Ceci n’est qu’un exemple, mais toute la journée nous recevons des sollicitations en tout genre, plus ou moins importantes.
En voici une petite liste non exhaustive :
* Le téléphone portable ou fixe 
* Les notifications Mails, SMS, réseaux sociaux. 
* Vos collègues de travail 
* Votre famille / vos amis
* Une conversation à côté de vous, une musique, une Pub
* Et même….. VOUS-MÊME

Et oui, s’interrompre soi-même, c’est fréquent.

Et oui, s’interrompre soi-même, c’est fréquent. Vous êtes en train de réaliser une action et une pensée vous vient à l’esprit. Et plutôt que de la noter, vous allez la suivre et vous mettre à faire autre chose, en laissant en plan, ce que vous êtes en train de faire. Quand vous revenez sur un sujet laissé en plan, c’est plus compliqué de s’y remettre et cela nous fais perdre du temps et demande plus d’énergie.

J’avais ce gros défaut, de passer du coq à l’âne, sans vraiment aller au bout des choses, j’avais cette tendance à me disperser, à vouloir faire plusieurs choses à la fois. Grâce à une formation sur la « gestion du temps de travail », j’en ai pris conscience et compris comment cela me pénalisait. Petit à petit, j’ai changé ma façon de faire. Cela m’arrive encore (personne n’est parfait…) mais beaucoup moins souvent.

Connaissez-vous Carlson?

En Suède dans les années cinquante, un économiste du nom de Carlson, à l’aide d’assistants, chronométrèrent durant plusieurs mois le travail quotidien de différents managers. Le bilan de cette étude et qu’ils ne travaillent jamais plus de 20 mn consécutives sans être interrompus. Dans les années 2000, les cadres indiquaient que leurs séquences de travail étaient descendues à 15 mn. De nos jours les résultats sont proches des 12 mn. Donc sur une journée de travail de 8h, cela fait 40 interruptions. En plus, pour vraiment retrouver sa concentration, il faut entre 2 et 3 mn. Ce qui fait entre 1h20 et 2h que l’on passe à retrouver sa concentration.

La loi de Carlson : « Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de manière continue »

Savez-vous QUI et QUOI vous interrompe le plus souvent?

Je vous propose quadriller une feuille en 4 cases. Vous allez la garder près de vous (une au travail et une autre chez vous) et d’y indiquer les éléments suivants :
* Appel téléphonique
* Notifications mails, SMS, réseaux sociaux. 
* Personnes extérieurs (interruptions direct ou indirect comme des conversions) 
* Vous même 
Pendant une journée, à chaque fois que vous vous apercevez que vous êtes dérangé, déconcentré, vous faites une croix dans la case correspondante à l’élément qui a occasionné cette interruption. 
En fin de journée, vous allez totaliser ce nombre de croix, pour vous rendre compte de l’élément qui occasionne le plus d’interruption pour vous. Cette prise de conscience, va vous permettre de mieux cibler vos actions à mettre en place pour gagner en efficacité.

Comment lutter contre les interruptions téléphoniques.

J’avais un collègue, qui m’appelait uniquement pour me demander le numéro de téléphone d’un autre collègue. Gentiment au départ, je lui ai répondu. Mais cela est devenu une habitude. J’ai fini par lui rappeler qu’il existait un répertoire téléphonique au sein de l’entreprise et qu’on avait aussi la chance d’avoir une gentille standardiste qui pourrait lui donner l’info. Il a fini par comprendre après 2 ou 3 remarques.

Établir une hotline pour un service ou une société.  
Comment fonctionne une hotline? Une personne d’astreinte reçoit les appels, elle débloque si elle le peut la situation, sinon en fonction de l’urgence, elle prend la décision de déranger ou pas le collègue concerné par l’appel. S’il n’y a pas d’urgence, elle rédige un mail, dont son collègue prendra connaissance plus tard. L’astreinte tourne entre les personnes du service.
C’est comme une secrétaire qui filtre les appels pour son patron.

Les médecins qui n’ont pas de secrétaire, sont dérangés pour une simple prise de RDV. Ma médecin m’a raconté qu’elle avait une personne âgé qui l’appelait tous les jours durant environ 15-20mn. Elle perdait du temps ainsi que le patient qui était présent dans son cabinet, et aussi tous les autres patients qui devaient attendre car elle avait pris du retard. Elle a fini par prendre un standard qui prenait les RDV et qui lui passait que les appels réellement urgents. Même lorsque le téléphone sonne et que le praticien ne décroche pas, sa vigilance est diminuée, son attention est détournée. De plus en plus de solution pour prendre RDV soi-même par internet se développe. 

Demandez à ce que les appels sont vraiment passés que pour les choses urgentes, ou fixez un créneau horaire où vous êtes disponible pour recevoir les appels. Sinon demandez que soit privilégier les mails.

Résister aux notifications mails, SMS, réseaux sociaux. 

Ce conseil vous l’avez déjà entendu mille fois, coupez les notifications, mais l’avez vous vraiment fait? 
Pourquoi couper les notifications?

J’ai des amis, qui échangent très très régulièrement sur Facebook, en fin de journée en rentrant j’ai plus de 60 messages, si j’avais laissé la notification, cela sonnerait constamment dans la journée.

C’est comme quand vous voyez sur votre ordinateur un message vous indiquant que vous avez reçu un nouveau mail, vous allez être tenté de regarder le contenu du message et du coup, détourner votre attention de votre travail en cours. 
Prévenez vos collaborateurs et collèges, famille, qu’à partir de maintenant vous regardez votre messagerie 2 à 4 fois par jour. 
S’il y a vraiment un besoin urgent, ils passeront un appel.

Se désabonner des notifications inutiles, style publicité de voyages, de magasins de vêtements…. 
Ne gardez que les notifications VRAIMENT importantes pour vous.

Gérer les personnes extérieurs (interruptions direct ou indirect)

Une amie blogueuse me racontait qu’elle voulait écouter le podcast d’un autre ami blogueur. Elle a dû s’y reprendre à 5 fois pour écouter les 5 premières minutes, car elle a été interrompue à plusieurs reprises par ses enfants en bas âge. Elle a fini par abandonner cette première écoute et la reprendre tranquillement depuis le début, lorsque ses enfants étaient couchés. L’écoute s’est faite d’un seul coup, elle a pu vraiment l’apprécier. Elle a su différer la tâche pour trouver un moment plus favorable.

La pollution auditive … dans un grand bureau comment faire?

Et oui, c’est à la mode des bureaux en Open-Space, où tout le monde est dans la même grande pièce. J’ai connu jusqu’à 80 personnes sur le même plateau sans aucun cloisonnement. C’est très bien pour la communication, mais pas facile de rester concentré. Votre collègue à une question, comme vous êtes juste à côté, il va venir directement vous la poser, sans se préoccuper si vous êtes sur un dossier important. Osez dire, à la personne que vous voulez finir ce travail et que vous passerez la voir après.
L’interruption peut-être aussi indirecte, comme être dérangé par une personne qui parle fort quand elle répond au téléphone. Ou 2 ou 3 collèges qui font une réunion de résolution de problème debout au milieu du bureau.

Ça m’arrive régulièrement d’attendre qu’il y ai moins de monde dans le bureau pour entamer un travail qui demande plus de concentration (collègues qui sont partis en réunion par exemple).
Si vous pouvez décaler vos horaires de travail, le matin avant que tout le monde arrive c’est idéal ou le soir quand tout le monde est parti (moins idéal car il y a la fatigue de la journée).
Si vous avez vraiment besoin de travailler sur un dossier alors qu’il y a un brouhaha autour de vous, pour rester concentré, avez vous déjà essayé les boules Quies ou les écouteurs avec de la musique douce?
Pour ma part, je préfère les boules Quies, cela me permet de vraiment me concentrer sur un sujet, que mon cerveau soit totalement attentif à ce que je fais. En plus, quand je mets mes boules Quies, j’ai l’impression d’être comme Jacques Mayol dans le film « Le grand bleu ».

Un peu de calme

J’ai eu la chance de pouvoir rentrer dans une vraie chambre sourde, toute blanche, où aucun bruit ne parvient aux oreilles. C’est le silence total, si vous êtes attentif vous n’entendez que votre respiration. C’est impressionnant comment aussitôt, un état de zénitude, de calme intérieur m’a envahi. J’ai eu l’impression que tout s’arrêtait, d’être hors du temps.
Vous avez peut-être déjà eu une sensation un peu similaire à la montagne quand vous êtes quasiment seul sur une piste de ski, sans bruit et toute cette blancheur autour de vous.

Un cerveau jamais au repos se fatigue. 
Se bloquer des moments, où vous allez vous isoler,  tout couper avec le reste du monde. Basculez au besoin votre téléphone sur une autre personne. Vous pouvez lui proposer de lui rendre la pareil à un autre moment.
Attention à ne pas s’isoler à longueur de journée, pour rester connecter au monde qui vous entoure.

Attention vous aussi, à ne pas interrompre les autres pour pas grand chose.

Carlson écrivait dans son livre Executive Behaviour, publié en 1951 : « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Si vous voulez voir le site de mon amie Julie qui traite du rangement de la maison pour avoir l’esprit libéré, voici le lien https://ababricabrac.com/ 
Et voici le fameux podcast de Daniel, à écouter en une seule fois sans être dérangé. https://le-blog-des-entrepreneurs-heureux.com/je-me-presente/

Je vous propose de noter dans les commentaires quel élément vous interrompe le plus souvent. Et quelles actions vous envisagez de mettre en place pour réduire cette perte de temps.

Vous pouvez aussi vous chronométrer savoir combien de temps consécutif vous pouvez travailler sans être interrompu.